Sổ tay Onboarding “Nhỏ nhưng Có Võ” Bộ kit giúp bạn bắt đầu đúng cách!

Chào mừng bạn đến với IMV! Chúng tôi tin rằng với sự nhiệt huyết, trẻ trung và tràn đầy năng lượng, bạn sẽ tiến xa tại IMV. Để giúp bạn nhanh chóng bắt nhịp, sổ tay nhỏ gọn này sẽ giúp bạn bắt đầu đúng cách và làm mọi việc chuẩn ngay từ ngày đầu tiên.

📅 Standing Meeting & Tinh thần IMV

IMV tổ chức standing meeting vào hai ngày thứ Ba mỗi tháng. Chương trình họp được điều phối bởi Ban Giám đốc (BOD) hoặc phòng Nhân sự (HR). Vui lòng đến đúng giờ! Và đừng quên cùng hô to phương châm điều hành ở cuối buổi:
“Đoàn kết là sức mạnh, sức mạnh nằm ở ý chí, và ý chí quyết tâm dẫn đến thành công.”

✨ 6S – Kỷ luật vận hành

6S là Sort – Set in order – Shine – Standardize – Sustain – Safety
Ngay từ ngày đầu, hãy sắp xếp và gắn nhãn bàn làm việc. Mỗi ngày, hãy dành phút cuối ca làm việc để dọn dẹp, trả đồ vật về đúng vị trí và kiểm tra an toàn.
💡 Mách nhỏ: Nếu bạn tuân thủ 6S thật tốt, công ty sẽ chú ý và có thể thưởng quà cho bạn đó!

🧩 Base – Trung tâm hành chính hằng ngày (bao gồm đặt phòng họp)

Base là nơi bạn: chấm công, gửi yêu cầu (xin nghỉ, công tác, mua hàng, hoàn ứng…), theo dõi phép và tiến trình phê duyệt. Hãy dùng form chung của công ty hoặc form riêng của phòng ban—hỏi quản lý để được cấp quyền và hướng dẫn.

Base cũng là nơi đặt phòng họp: chọn phòng & thời gian, nêu mục tiêu cuộc họp, đính kèm agenda và mời đúng người tham dự. Khi cần tìm ai đó, bạn cũng có thể tra cứu danh bạ trong Base.

Base Mess là nơi đăng thông báo chính thức—hãy ghim các kênh như All-IMV, HR-Policy và IT-Notice, và kiểm tra hàng ngày.

Trong 3 ngày đầu tiên, hãy:

• Hoàn thành hồ sơ cá nhân
• Chấm công đúng
• Thử đặt 1 phòng họp
• Gửi 1 yêu cầu thử để hiểu quy trình & SLA
• Kích hoạt email công ty (domain imv.com.vn), cài chữ ký chuẩn, tạo thư mục/bộ lọc theo phòng ban hoặc dự án
• Hình thành thói quen kiểm tra email ít nhất 2 lần/ngày
  Khi làm việc nhóm, hãy copy link email vào Lark để cả team nắm được bối cảnh.

💻 Lark Suite – Nhật ký công việc giúp ghi nhận nỗ lực

Hãy coi Lark là nơi lưu dấu mọi việc bạn làm. Mỗi ngày, cập nhật vào tài liệu “Worklog – [Tên bạn]” những việc đã làm, kết quả và trở ngại. Đính kèm bằng chứng (ID yêu cầu Base, hình ảnh, file/POSM hoặc tóm tắt email).

Khi chat, luôn trả lời trong thread để thông tin không bị thất lạc. Khi kết thúc cuộc họp/thảo luận, thêm TL;DR nêu quyết định, người phụ trách và deadline, rồi link về Worklog.

Thứ Hai 9:30 sáng, gửi recap tuần (3–5 bullet points) và tag quản lý để xác nhận. Đây là cơ sở cho đánh giá hiệu suất, ghi nhận và khen thưởng.

🧠 UFIDA ERP (hiện tại) và hướng nâng cấp

Công ty hiện sử dụng UFIDA ERP cho Mua hàng, Bán hàng, Kho và Kế toán. Bạn sẽ nhận các clip micro-learning 3–5 phút về: tạo PR/PO, nhập hàng/GRN, quản lý tồn kho, đối soát AR/AP, và chuẩn hóa dữ liệu (SKU, NCC, mã kho).
Các vai trò liên quan sẽ tham gia nhóm UAT/super-user khi cập nhật module. Nếu có lộ trình chuyển đổi/nâng cấp, HR/IT sẽ thông báo chính thức.

📘 SOP trên Portal.imv.com.vn

Quy trình chuẩn (SOP) giúp IMV làm việc nhanh hơn, gọn hơn, đúng hơn. Hãy đăng nhập Portal.imv.com.vn, đọc SOP công ty & phòng ban, hoàn thành mini-quiz và ghi chú 3 câu hỏi hoặc ý tưởng cải tiến để trao đổi với quản lý.

🎁 Những “đặc quyền” onboarding nhỏ nhưng hữu ích

Bạn sẽ được cấp laptop & phụ kiện. Liên hệ IT để được cấp ID, cài đặt máy in. Bạn cũng sẽ nhận ly sứ hoặc ly thủy tinh IMV, sổ tay, bộ văn phòng phẩm và thẻ ra vào. Ngày đầu hãy ghé HR/IT nhận kit, kiểm tra thiết bị và ký bàn giao. Pantry có nước lạnh & đá miễn phí.

✅ Thế nào là “đã onboard xong”?

“Onboarded” nghĩa là bạn đã:

• Tham dự standing meetings
• Giữ bàn làm việc theo chuẩn 6S
• Chấm công đúng và gửi 1 yêu cầu Base
• Kiểm tra Base Mess thường xuyên
• Sử dụng tốt email @mail.imv.com.vn
• Đặt phòng mượt mà trên Base & họp online qua Google Meet hoặc Lark
• Duy trì Worklog & lưu Doc đúng trên Drive
• Đọc SOP
• Đến thăm 3–5 team liên quan

Nếu gặp khó khăn, hãy hỏi sớm, rõ ràng và đúng người phụ trách. Cả team sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp—gọn gàng, nhanh nhẹn, tràn đầy năng lượng.

🚀 Lời nhắn cuối

IMV tin rằng đoàn kết là nền tảng, ý chí là nhiên liệu và kết quả là thước đo. Nếu gặp trở ngại, hãy hỏi sớm và công khai. Chúng tôi ở đây để giúp bạn bắt nhịp—gọn gàng, chuyên nghiệp, đầy năng lượng và sẵn sàng thích nghi.

Người đóng góp: Hà Phú Phúc
Phòng ban: FMCG
Vị trí: Thực tập sinh Kinh doanh