Sổ tay hướng dẫn “Nhỏ nhưng có võ”

Tôi khuyến nghị rằng phòng Nhân sự IMV có thể xây dựng một sổ tay nhân viên để giúp quá trình hòa nhập của nhân viên mới vào đại gia đình IMV diễn ra nhanh chóng.

Sổ tay hội nhập “Nhỏ nhưng có võ”: Bộ tài liệu giúp bạn khởi đầu đúng cách!

Chào mừng đến với IMV! Chúng tôi tin rằng với sự nhiệt huyết, trẻ trung và năng lượng, bạn sẽ tiến xa tại IMV. Để giúp bạn nhanh chóng bắt nhịp, cuốn sổ tay nhỏ gọn này sẽ giúp bạn bắt đầu công việc thuận lợi và làm đúng ngay từ ngày đầu tiên.

📅 Họp định kỳ & tinh thần IMV
IMV tổ chức các buổi họp định kỳ vào hai ngày thứ Ba mỗi tháng. Chương trình họp được đưa ra bởi Ban Giám đốc (BOD) hoặc do phòng Nhân sự (HR) sắp xếp. Vui lòng đến đúng giờ! Và đừng quên cùng hô vang phương châm cũng như nguyên tắc vận hành của chúng ta vào cuối buổi họp: “Đoàn kết là sức mạnh, sức mạnh ở ý chí, ý chí quyết thành công.”

✨ 6S – Kỷ luật vận hành
6S gồm: Sort (Sàng lọc), Set in order (Sắp xếp), Shine (Sạch sẽ), Standardize (Tiêu chuẩn hóa), Sustain (Duy trì), Safety (An toàn). Từ ngày đầu tiên, hãy sắp xếp không gian làm việc và dán nhãn cho từng vị trí đồ dùng. Cuối mỗi ngày, dành phút cuối để dọn dẹp, cất đồ vào đúng chỗ và kiểm tra an toàn. Lưu ý—nếu bạn thực hiện 6S đặc biệt tốt, công ty có thể ghi nhận và tặng quà cho bạn!

🧩 Base – trung tâm hành chính hằng ngày (bao gồm đặt phòng họp)
Base là nơi bạn chấm công, gửi yêu cầu (nghỉ phép, công tác, mua sắm, hoàn ứng…), theo dõi phép và quy trình phê duyệt. Hãy sử dụng các biểu mẫu chung của công ty và biểu mẫu riêng của phòng ban—hãy hỏi quản lý để được cấp quyền và hướng dẫn.
Base cũng là nơi bạn đặt phòng họp—chọn phòng, thời lượng, nêu mục tiêu họp, đính kèm agenda và mời đúng người. Khi cần tìm thông tin liên hệ của ai đó, Base cũng có sẵn danh bạ.
Base Mess là nơi đăng tải các thông báo chính thức—hãy ghim các kênh như All-IMV, HR-Policy và IT-Notice. Kiểm tra và đọc chúng mỗi ngày.
Trong ba ngày đầu tiên, mục tiêu của bạn là: hoàn thiện hồ sơ cá nhân, chấm công đúng, đặt thử một phòng họp, gửi thử một yêu cầu để học quy trình và SLA; kích hoạt email công ty (domain imv.com.vn), cài chữ ký chuẩn, tạo thư mục/bộ lọc theo phòng ban hoặc dự án. Tập thói quen kiểm tra email ít nhất hai lần mỗi ngày. Khi cộng tác, dán link email liên quan vào Lark để cả nhóm có đủ bối cảnh.

💻 Lark Suite – “Nhật ký công việc” để nỗ lực của bạn được ghi nhận
Hãy coi Lark là nơi lưu trữ mọi việc bạn làm. Mỗi ngày, cập nhật vào tài liệu (Doc) có tên “Worklog – [Tên bạn]” về những việc đã làm, kết quả và trở ngại. Đính kèm bằng chứng như ID yêu cầu trên Base, hình ảnh, file/POSM hoặc tóm tắt email.
Khi trò chuyện, luôn trả lời trong luồng (thread) để thông tin không bị thất lạc. Khi kết thúc thảo luận hay cuộc họp, thêm phần TL;DR nêu rõ quyết định, người phụ trách và deadline, đồng thời liên kết lại vào Worklog của bạn.
Vào mỗi thứ Hai lúc 9:30 sáng, gửi bản tóm tắt tuần (3–5 gạch đầu dòng) và gắn thẻ quản lý của bạn để xác nhận. Đây chính là cơ sở cho việc phản hồi hiệu suất, ghi nhận và khen thưởng.

🧠 UFIDA ERP (hiện tại) và định hướng nâng cấp
Hiện công ty đang dùng UFIDA ERP cho Mua hàng, Bán hàng, Quản lý tồn kho và Kế toán. Bạn sẽ nhận được các clip micro-learning 3–5 phút về: tạo Phiếu yêu cầu mua hàng và Đơn đặt hàng (PR/PO), phiếu nhập kho (GRN), kiểm soát tồn kho, đối chiếu phải thu và phải trả (AR/AP), và tiêu chuẩn dữ liệu (SKU, nhà cung cấp, mã kho). Các vai trò liên quan sẽ tham gia UAT/nhóm super-user khi module được cập nhật. Lưu ý: Nếu có lộ trình chuyển đổi/nâng cấp trong tương lai, phòng Nhân sự và Công nghệ thông tin (HR/IT) sẽ có thông báo chính thức.

📘 SOP trên Portal.imv.com.vn
Quy trình vận hành chuẩn (SOP) là cách IMV làm việc nhanh hơn, gọn gàng và chính xác hơn. Đăng nhập vào Portal.imv.com.vn, đọc SOP của công ty và phòng ban, hoàn thành mini-quiz, và ghi chú ba câu hỏi hoặc ý tưởng cải tiến để chia sẻ với quản lý của bạn.

🎁 Quà onboarding “nhỏ nhưng hữu ích”
Bạn sẽ được cấp máy tính xách tay và phụ kiện. Vui lòng nhờ IT cấp ID phù hợp với phòng ban và cài đặt địa chỉ máy in. Bạn cũng sẽ nhận được cốc IMV bằng sứ/thủy tinh, sổ tay, bộ văn phòng phẩm khởi đầu và thẻ ra vào văn phòng. Vào ngày đầu, hãy đến HR/IT để nhận kit, kiểm tra thiết bị và ký bàn giao. Ngoài ra, pantry có nước lạnh và đá miễn phí.

“Đã Onboarded” nghĩa là…
“Đã Onboarded” nghĩa là bạn đã: tham gia đầy đủ họp định kỳ; giữ nơi làm việc theo chuẩn 6S; chấm công đúng và gửi một yêu cầu trên Base; thường xuyên kiểm tra Base Mess; sử dụng email @mail.imv.com.vn hiệu quả; đặt phòng mượt mà trên Base và tổ chức họp online qua Google Meet hoặc Lark; duy trì Worklog và lưu trữ Docs đúng trên Drive; đọc SOP; và thăm 3–5 nhóm liên quan. Nếu gặp khó khăn, hãy hỏi sớm, rõ ràng và đúng người phụ trách. Cả đội đều ở đây để hỗ trợ bạn vào “chế độ chuyên nghiệp”—gọn gàng, nhanh nhẹn, đầy năng lượng.

🚀 Lời kết
IMV tin rằng đoàn kết là nền tảng, ý chí là động lực và kết quả là thước đo. Nếu gặp khó khăn, hãy hỏi đúng người càng sớm càng tốt và cởi mở. Chúng tôi ở đây để giúp bạn bước vào nhịp độ—gọn gàng, chuyên nghiệp, đầy năng lượng và sẵn sàng thích ứng.

Người đóng góp: Hà Phú Phúc
Phòng ban: FMCG
Vị trí: Intern Sale